スポンサーサイト
上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。
別窓 | スポンサー広告 |
EXCELで何千、何万件もあるデータに対してオートフィルを簡単にする技。
EXCELで便利なやり方を学んだのでメモしときます。

EXCELの機能でオートフィルというのがありますよね。

「オートフィルとは」:パソコン関連用語の意味・解説|PC Online ビジネスパーソンのパソコン活用情報サイト

表計算ソフトExcelで、連続した文字や数値を一括して自動入力する機能。1-2-3ではスマートフィルと呼ぶ。文字や数字が入力されているセルの右下にマウスポインターを合わせてドラッグすると、最初のセルの値に応じた連続値が、並んだセルに次々と自動入力される。例えば「1月」と入力したセルをドラッグすると、隣のセルに「2月」、さらにその隣のセルに「3月」という文字が入力される。

EXCEL愛用者なら頻繁に使っているであろうこの機能なんですけど、ある状況の表だとちょっと面倒なことになる。面倒というかマウスの繊細さを求められることになる。

そのある状況とは何千、何万件もあるデータに対して下方向にオートフィルする時です。
EXCELを家計簿的に使われている場合はこんな状況になることは無いと思いますが、仕事で顧客情報や営業実績データなどを扱う時にこういう状況になるのではないでしょうか?
実際、私も結構こういう状況になるデータを仕事で扱うことがざらにあるので、いつも「これ、なんとかならんかな」と思っていました。

といっても以前からこれを解決する方法は一つ知っていました。
そのやり方はデータ全体を罫線で囲んで、元となるセルの右下の部分にカーソルを持っていき、十字の形になったところでダブルクリックをするというやり方。
でも、この方法は、

・データ全体を罫線で囲むことが割りと面倒くさい。
・データを後で大幅に付け足す場合、罫線を一旦解除して、データをペーストして、罫線をまたして・・・の作業が面倒くさい。

なのでこの方法は取りたくない。まっさらのデータの状態でオートフィルをやりたいんです。

今回知った方法をやる前は本当に地道に下方向にオートフィルをしていました。
といっても何万件あるデータでも10分や20分もオートフィル(要はマウスをクリックしたまま)をしているわけではありません。例えば2万件前後の場合、正確に測るとせいぜい2,3分くらい?だと思います。(もっと早いかな?)
しかし、やってみるとこの2,3分はかなり長く感じるし、結構繊細さが必要となります。
なぜかというと、

・その列を外れないようにしっかりマウスを固定しないといけない。(結構長いこと下方向に滑らしているとよくずれたりする。やった人はわかると思う)
・途中でクリックを離すと残念な気持ちになる。
・一遍にやりきりたい。

こんな感じなのでこういう単純な作業でも神経を要します。

さて、これを解決する方法を最近ネットで見つけました。

それは・・・




ショートカットキーを使う!


です。
いやいや、単純だけど結構オートフィルのショートカットキー知っている人いないと思うよ。たぶん。。

Googleで「excel オートフィル ショートカットキー」と検索してもオートフィルのショートカットキーとか出たり、そもそもオートフィルとオートフィルを混同している人もいたりするもん。

「オートフィルタとは」:パソコン関連用語の意味・解説|PC Online ビジネスパーソンのパソコン活用情報サイト

Excelで、特定の文字や数値を含んだ行だけを抽出して表示する機能。条件は列ごとに指定でき、複数の条件に一致したデータだけを表示させることもできる。また、Excelのバージョンによって違いはあるが、トップテンや昇順、降順での並べ替えも可能。

」が付くか付かないかで機能が全然違う。

それで答えのオートフィルのショートカットキーのやり方・・・と行く前にやることがあります。
オートフィルをやる部分を選択しなくてはいけない。でも簡単です。
まず元となるセルを選択し、下方向に進むオートフィルをしたいのならスクロール部分をクリックしたまま下方向へ行き、オートフィルをしたい最後のセル付近にきたらクリックを離し、Shiftキーを押しながら最後のセルをクリック。これでオートフィルをしたい部分の選択が出来ました。

そこでこのショートカットキー。

Ctrlキーを押しながらDを押す。

できましたね?すっごく簡単でしたね~。
これで2,3分クリックしたままじっとしている時間が短縮できました。良かった良かった。

もし今回の例とは違う右方向に進むオートフィルなら、
先ほどと同じようにオートフィルをしたい部分を選択し、

Ctrlキーを押しながらRを押す

をすればOK。

それから、今回の単純なオートフィルではなく細かい連続データを設定をする場合は2タッチでは出来なくて、

Altキー押してE押してI押して、さらにS押したら

連続データの設定画面が出ますのでそこで設定してください。


これは大量にあるデータをオートフィルする場合にとても効果がありますので、お仕事でもしそういう状況にあればお役立て下さい。

今すぐ使えるかんたん Excel 関数 (Imasugu Tsukaeru Kantan Series)
技術評論社編集部
4774136123

よくわかるマスター Microsoft Office Specialist問題集 Microsoft Office Excel 2003(FPT0438) (よくわかるマスター)
富士通エフオーエム
4893115863

関連記事
スポンサーサイト
別窓 | ソフトウェア関連 | コメント:0 | トラックバック:0 |
<<BSフジのモノコト駄菓子屋の再放送のこと。 | 緑の手紙。 | 忘れかけていたB'zの名曲>>
この記事のコメント
コメントの投稿
 

管理者だけに閲覧
 

この記事のトラックバック
| 緑の手紙。 |
    上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。